Club-Software: Booking, Personal und Fixkosten für jede Nacht

Jede Clubnacht bekommt ihr eigenes Line-up, ihren Schichtplan und ihr Budget. Duplizierst du die Nacht der letzten Woche, kommen Bühnen, Budgetstruktur und Schichtgerüst mit, Bookings und Rechnungen nicht. Für feste Formate speicherst du eine Nacht als Event-Serie. Nächte über Mitternacht bleiben ein Showtag, weil du festlegst, wann dein Tag beginnt.

Das Booking-Team schlägt Acts vor, stimmt ab und schiebt jede Anfrage über das Board von der Option bis zum Vertrag. Am Booking hängen Gagenmodell (Festgage, Garantie oder Door-Split), Reise, Hotel und Notizen. Bestätigte Gagen stehen sofort im Budget der Nacht.

Die Künstlerdatenbank behält die Historie jedes Acts: wann er bei dir gespielt hat, welche Gagen tatsächlich gezahlt wurden, Kontakte zu Agentur oder Management, Rider. Bevor du jemanden wieder buchst, siehst du, was die letzte Nacht gekostet hat.

Jede Schicht gehört zu einer Position mit Zeiten, geplanter Pause und Personalbedarf. Beim Besetzen sortiert Evnty nach Qualifikation, Verfügbarkeit und den Stunden, die in diesem Monat schon geplant sind. So verteilen sich die späten Schichten. Du veröffentlichst den Plan, und die Crew nimmt im Mitarbeiterportal an oder lehnt ab, statt im Gruppenchat.

Viele Club-Crews bestehen aus Minijobbern und Werkstudierenden. Evnty rechnet die Minijob-Grenze aus den geplanten Schichten hoch und warnt, bevor sie überschritten würde. Es warnt, wenn zwischen zwei Schichten weniger als 11 Stunden Ruhezeit liegen, markiert fehlende Pausen und sperrt Stundenlöhne unter dem Mindestlohn für Angestellte.

Die Zeiterfassung weist Minuten in der Nacht, an Sonntagen und an bundesweiten Feiertagen getrennt aus, als Grundlage für die Zuschläge in deiner Lohnabrechnung. Mehr unter Schichtplanung.

Die Crew stempelt am Kiosk-Tablet mit PIN oder QR-Badge oder im Mitarbeiterportal auf dem eigenen Handy. Ein Keller ohne Netz ist kein Problem: Die Stempel werden auf dem Gerät gespeichert und später gesendet.

Für Minijobs und in Branchen wie Gastgewerbe und Sicherheit verlangt § 17 MiLoG, Beginn, Ende und Dauer innerhalb von sieben Tagen aufzuzeichnen. Evnty markiert verspätete Einträge und exportiert die Aufzeichnungen für eine Zollprüfung (FKS). Mehr unter Zeiterfassung.

Auch zwischen den Nächten kostet der Club Geld. Wiederkehrende Belege wie Miete, Versicherung oder Software erkennt Evnty und schlägt sie als Verträge vor. Das Vertragsregister berechnet Kündigungsfristen und erinnert 60, 30, 14 und 7 Tage vorher. Das Fixkosten-Dashboard vergleicht Monat für Monat, was fällig ist, mit den Belegen, die angekommen sind, und markiert fehlende Zahlungen und Preiserhöhungen.

Rechnungen kommen per Upload oder aus SevDesk und landen über Tags oder Kostenstellen bei der richtigen Nacht. Mehr unter Rechnungen.

Jede Nacht zeigt geplante und tatsächliche Kosten, Ticket- und Bareinnahmen, das erwartete Ergebnis und den Break-even. Nach dem Wochenende siehst du, welche Nächte sich getragen haben und wohin die Kosten gegangen sind.