Zeiterfassung
Zeiterfassung für Veranstaltungen: stempeln am Einlass, prüfbar beim Zoll
Die Crew stempelt im eigenen Mitarbeiterportal oder am Kiosk-Tablet beim Event, auch ohne Netz. Evnty prüft die Arbeitszeitregeln, hält jede Korrektur nachvollziehbar fest und exportiert die Nachweise, die bei einer Prüfung verlangt werden.
- 01ArbZG §§ 3–6Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten werden beim Stempeln geprüft
- 02MiLoG § 17Beginn, Ende und Dauer am Tag der Arbeit erfasst, nicht erst am Monatsende
- 03Offline-KioskStempeln am Tablet läuft weiter, wenn das Netz am Gelände ausfällt, und wird nachträglich synchronisiert
- 04MonatsabschlussGesperrte Monate bleiben unverändert, Korrekturen nur mit Begründung
- 05ZollprüfungExport der Arbeitszeitnachweise für die Finanzkontrolle Schwarzarbeit
Eine staatliche Zertifizierung für Zeiterfassung gibt es in Deutschland nicht. Evnty folgt EuGH C‑55/18 und BAG 1 ABR 22/21. Lass deine Abläufe trotzdem arbeitsrechtlich prüfen.
Auf einen Blick
- 01Einstempeln, Pausen und Ausstempeln im Mitarbeiterportal auf dem eigenen Handy
- 02Kiosk-Tablet am Event mit PIN oder QR-Ausweis, auch offline (ab dem Team-Tarif)
- 03Beginn, Ende und Dauer am Tag der Arbeit erfasst, wie § 17 MiLoG es verlangt
- 04Hinweise zu Ruhezeit, Höchstarbeitszeit, Pausen und Arbeit in der Nacht, an Sonn- und Feiertagen
- 05Korrekturen nur mit Begründung, in einer verketteten Historie, die jede Änderung zeigt
- 06Monatsabschluss mit PDF-Archiv, Export als CSV und für die Finanzkontrolle Schwarzarbeit
01Stempeln, wo die Crew ist
Im Mitarbeiterportal hat jede Person ihre eigene Stempeluhr: wischen zum Einstempeln, Pause starten und beenden, wischen zum Ausstempeln. Das Portal läuft im Browser und lässt sich wie eine App auf dem Handy installieren. Unter „Meine Zeiten“ sieht jede Person ihre erfassten Zeiten pro Monat.
Am Einlass oder im Backstage steht ein Kiosk-Tablet, ab dem Team-Tarif. Es listet alle, die rund um die aktuelle Zeit eine Schicht haben. Gestempelt wird mit einer vierstelligen PIN oder einem QR-Ausweis. Geräte richtest du per QR-Code ein und sperrst sie bei Verlust sofort.
02Auch ohne Netz auf dem Gelände
Festivalgelände und Clubkeller haben oft kein stabiles Netz. Portal und Kiosk speichern Stempelungen deshalb zuerst auf dem Gerät und senden sie, sobald wieder Verbindung besteht. Jede Stempelung zählt genau einmal, auch wenn sie mehrfach übertragen wird. Evnty speichert Geräte- und Serverzeit und markiert Stempelungen, die verspätet ankommen.
03Regeln, die bei jedem Eintrag geprüft werden
Jeder Eintrag durchläuft die Prüfungen aus der Schichtplanung noch einmal, diesmal mit den tatsächlich gearbeiteten Zeiten:
- 01Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten nach §§ 3–5 ArbZG
- 02Mindestlohn, Minijob-Grenze und die 70-Tage-Grenze für kurzfristig Beschäftigte
- 03Jugendarbeitsschutz bei Minderjährigen, einschließlich Nachtarbeit
- 04Minuten in der Nacht, an Sonntagen und an bundesweiten Feiertagen, als Grundlage für Zuschläge
- 05Einträge, die mehr als sieben Tage nach dem Arbeitstag erfasst werden (§ 17 MiLoG)
- 06Einträge, die länger als 14 Stunden offen sind
04Freigabe, Korrektur und Prüfkette
Im Büro siehst du alle Einträge des Monats mit Status, Summen und Hinweisen und gibst sie einzeln oder gesammelt frei. Einträge mit Fehlern lassen sich nur freigeben, wenn du sie ausdrücklich einschließt. Fehlt eine Stempelung, trägst du die Zeit mit Begründung nach.
Jede Änderung, vom Stempeln über die Korrektur bis zur Freigabe, schreibt eine neue Revision mit dem Stand davor und danach, der handelnden Person und der Begründung. Die Revisionen sind über SHA-256-Prüfsummen aneinandergekettet und lassen sich weder ändern noch löschen. Evnty zeigt an, ob die Prüfkette intakt ist.
05Monatsabschluss und Export für den Zoll
Ist ein Monat vorbei und jeder Eintrag freigegeben oder abgelehnt, schließt du ihn ab. Evnty archiviert die Stundenzettel als PDF und sperrt den Monat. Korrekturen danach gehören in die nächste Abrechnung.
Für die Lohnabrechnung exportierst du die Stundenzettel als CSV. Für eine Prüfung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) gibt es einen eigenen Export mit Beginn, Ende und Dauer je Tag, so wie § 17 MiLoG die Aufzeichnung verlangt. Genehmigte Stunden fließen als Personalkosten ins Eventbudget.
06Was Evnty nicht ersetzt
Eine staatliche Zertifizierung für Zeiterfassungssysteme gibt es in Deutschland nicht. Evnty folgt dem Urteil des EuGH (C‑55/18) und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (1 ABR 22/21) zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit. Die Prüfungen folgen deutschem Recht, in Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln. Lass deine Abläufe arbeitsrechtlich prüfen.
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Ratgeber · Crew
Crew- und Helferplanung
Positionen, Bedarf, Schichtlängen, Verfügbarkeiten und die Regeln, die gelten.
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