Crew- und Helferplanung für Festivals, Schritt für Schritt

Schreib jeden Bereich auf, der Leute braucht: Bar, Einlass und Ticketscan, Security, Garderobe, Awareness, Infopoint, Parken, Auf- und Abbau, Runner. Dann schätz den Bedarf pro Bereich und Stunde. Bar und Einlass haben ihre Spitzen zu verschiedenen Zeiten: der Einlass zur Öffnung, die Bar ein paar Stunden später.

Manche Positionen brauchen Nachweise, etwa die Sachkunde für Security, Erste Hilfe oder die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz für die Arbeit mit Lebensmitteln. Hinterlege sie pro Position, damit nur Leute mit Nachweis auf diesen Schichten landen.

Die Schichtlänge entscheidet, wie viele Leute du brauchst und wie müde sie am Ende sind. Üblich sind sechs bis acht Stunden mit geplanter Pause. An vollen Positionen überlappen Schichten um 15 bis 30 Minuten, damit die Übergabe ohne Schlange klappt.

Plane Auf- und Abbau getrennt. Dafür brauchst du andere Leute, es beginnt früher und dauert oft länger als das Event selbst.

Frag deine Crew, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten sie kann, bevor du den Plan baust. Teil zuerst Leute mit den passenden Nachweisen ein, dann verteil die Stunden, damit nicht dieselben paar Leute jede Schicht bekommen. Halte eine Reserveliste bereit: An Festivaltagen fällt immer jemand aus.

Für Beschäftigte setzt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die Grenzen. Tarifverträge können Abweichungen erlauben, prüf also, was für dich gilt. Die wichtigsten Regeln bei Events:

• 01Bis zu 8 Stunden Arbeit am Tag, verlängerbar auf 10 Stunden, wenn der Durchschnitt über sechs Monate bei 8 bleibt (§ 3 ArbZG)
• 02Mindestens 30 Minuten Pause bei mehr als sechs Stunden Arbeit, 45 Minuten bei mehr als neun (§ 4 ArbZG)
• 03Mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen (§ 5 ArbZG)
• 04Strengere Grenzen für Minderjährige nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG), auch bei Nachtarbeit

Beschäftigte haben Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn, der sich meist zum Jahreswechsel ändert. Für Minijobs gilt eine monatliche Verdienstgrenze, die an den Mindestlohn gekoppelt ist. Eine kurzfristige Beschäftigung ist auf drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt (§ 8 SGB IV).

Bei Minijobs und kurzfristig Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag aufgezeichnet werden (§ 17 MiLoG). In einigen Branchen gilt das für alle Beschäftigten, darunter Gastronomie und Sicherheitsgewerbe.

Viele Festivals arbeiten mit Ehrenamtlichen, die ein Ticket, Verpflegung oder eine kleine Pauschale bekommen. Ob jemand ehrenamtlich hilft oder beschäftigt ist, hängt davon ab, wie die Zusammenarbeit tatsächlich aussieht, nicht von der Bezeichnung. Wer mehr als seine Auslagen bekommt oder wie Personal nach Weisung arbeitet, kann als beschäftigt gelten, mit allen Folgen im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht. Kläre den Status vor der Saison mit einer Beratung.

Veröffentliche den Plan an einem Ort und lass alle ihre Schichten bestätigen. Schick vor dem Event ein Briefing: wo man sich meldet, wer die Schicht leitet, was man anzieht und wie man einstempelt. Am Showtag zeigt ein Check-in zu Schichtbeginn, wer fehlt, solange noch Zeit für die Reserveliste ist.

1. Arbeitszeitgesetz (ArbZG), § 3: Arbeitszeit
2. Arbeitszeitgesetz (ArbZG), § 4: Ruhepausen
3. Arbeitszeitgesetz (ArbZG), § 5: Ruhezeit
4. Mindestlohngesetz (MiLoG), § 17: Erstellen und Bereithalten von Dokumenten
5. Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG), § 2a: Branchen mit erweiterten Pflichten
6. Sozialgesetzbuch IV (SGB IV), § 8: geringfügige Beschäftigung
7. Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)

Dieser Ratgeber gibt einen Überblick aus der Praxis und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.