Eventbudget und Controlling: Plan, Ist und Prognose für jedes Event

Ein Eventbudget in Evnty besteht aus Zeilen für Ausgaben und Einnahmen. Jede Zeile hat eine Kategorie, einen Planbetrag, gebundene und tatsächliche Kosten, Steuersatz, Fälligkeit, eine verantwortliche Person, einen Lieferanten und einen Status: geplant, gebunden, abgerechnet, bezahlt oder storniert.

Die eingebauten Kategorien decken die üblichen Posten ab: Künstler, Location, Ticketing, Produktion, Personal, Security, Marketing, Hospitality, Reisen, Lizenzen, Versicherung, Genehmigungen und Deko auf der Ausgabenseite, Tickets, Bar, Sponsoring und Merch auf der Einnahmenseite. Eigene Kategorien legst du in den Einstellungen an.

Ob ihr netto oder brutto plant, stellst du einmal für die Organisation ein. Zuordnungen und Abweichungen folgen dieser Basis.

Viele Zahlen musst du nicht eintragen. Bestätigte Bookings legen Gage, Reise, Hotel und Abgaben als Zeilen an (Künstlerbooking). Genehmigte Stunden aus der Zeiterfassung fließen als Ist-Kosten in die Personalzeile. Rechnungen aus Uploads oder SevDesk ordnest du im Rechnungsabgleich einer oder mehreren Zeilen zu.

Eine Rechnung kann sich auf mehrere Zeilen und sogar mehrere Events verteilen, eine Zeile sammelt beliebig viele Belege. Evnty verhindert dabei, dass mehr zugeordnet wird, als die Rechnung hergibt.

Jede Zeile und jede Kategorie zeigt eine Ampel: im Rahmen, Warnung, überschritten oder ungeplant. Die Schwellen legt die Organisation fest. Voreingestellt sind eine Warnung ab 90 % und Rot ab 100 % des Plans.

Darüber stehen die Kennzahlen des Events: geplante und tatsächliche Kosten, Prognose, Einnahmen, das erwartete Ergebnis und der Break-even, also wie viel der erwarteten Kosten die Einnahmen schon decken.

• 01Plan gegen Ist je Kategorie, mit kumulierter Linie
• 02Verbrauch des Budgets als Tachometer
• 03Prognose nach Kategorien als Ringdiagramm

Vor dem Event frierst du einen freigegebenen Stand als Baseline ein. Später vergleicht die Budgettabelle den aktuellen Plan mit jeder gespeicherten Baseline. Nach dem Festival siehst du so, wo und warum es teurer wurde, statt zwei Versionen einer Tabelle nebeneinanderzulegen.

Hat eine Zeile ein Fälligkeitsdatum und ist danach noch kein Ist-Betrag zugeordnet, markiert Evnty sie als überfällig. Die verantwortliche Person bekommt einmal täglich eine Übersicht per E-Mail und eine Benachrichtigung in der App.

Den Stand exportierst du als PDF-Budgetbericht für Partner, Gesellschafter oder Förderer, oder als CSV für die eigene Auswertung. Rollen regeln, wer das Budget sieht, bearbeitet und freigibt. Änderungen sehen alle, die gerade im Event sind, sofort.