Schichtplanung für Events: wer steht wann wo

Jede Schicht gehört zu einer Position wie Bar, Security, Einlass, Garderobe oder Awareness, mit Ort, Beginn, Ende, geplanter Pause und der Zahl der Leute, die du brauchst. Positionen haben eine Farbe, einen Standard-Stundensatz und die Qualifikationen, die dafür nötig sind.

Der Schichtplan zeigt das Event als Kalender mit einer Spalte je Position. Schichten verschiebst du per Ziehen, Evnty prüft die Einteilungen dabei neu. Oben stehen Schichten, Besetzung, offene Plätze und die geplanten Personalkosten, die das Eventbudget mit dem Plan vergleicht.

Beim Besetzen einer Schicht zeigt Evnty die Kandidaten sortiert: Wer die nötigen Qualifikationen hat, an dem Tag verfügbar ist und keine Konflikte hat, steht oben. Stunden, die jemand diesen Monat schon geplant hat, fließen mit ein, damit sich die Arbeit verteilt.

Zu jeder Person siehst du Beschäftigungsart, Stundensatz und die Monatsstunden. Nachweise wie ein Erste-Hilfe-Schein haben ein Ablaufdatum. Evnty warnt 30 Tage vorher und markiert Einteilungen, bei denen ein Nachweis vor Schichtende abläuft.

Jede Einteilung durchläuft Prüfungen, die bei der Zeiterfassung mit den tatsächlichen Zeiten erneut laufen:

• 01Fehler blockieren eine Einteilung: Überschneidung mit einer anderen Schicht und ein Stundensatz unter dem Mindestlohn
• 02Warnungen bestätigst du bewusst: weniger als 11 Stunden Ruhezeit, mehr als 10 Stunden am Tag und fehlende Pausen nach § 4 ArbZG, weil Tarifverträge Ausnahmen erlauben
• 03Minderjährige: Die Regeln des Jugendarbeitsschutzgesetzes gelten als Fehler, einschließlich Nachtarbeit
• 04Minijob und kurzfristige Beschäftigung: Prognose der monatlichen Verdienstgrenze und der 70-Tage-Grenze

Mindestlohn und Minijob-Grenze ändern sich regelmäßig zum Jahreswechsel. Evnty hinterlegt diese Werte mit dem Datum, ab dem sie gelten. Planst du im Dezember die Schichten für Januar, rechnet Evnty mit den Werten für Januar.

Steht der Plan, veröffentlichst du ihn. Wer neu eingeteilt ist, bekommt eine E-Mail und sieht die Schicht im Mitarbeiterportal. Dort sagt die Crew zu oder ab, ohne Gruppenchat und ohne Rückfragen per Telefon.

Das Portal läuft im Browser und lässt sich wie eine App auf dem Handy installieren. Dort stempelt die Crew später auch ihre Zeiten.

Mit dem Formular-Baukasten erstellst du öffentliche Bewerbungsformulare für die Organisation oder ein bestimmtes Event: mit Zeitraum, angebotenen Positionen, wählbaren Tagen und eigenen Fragen. Spam-Schutz, Double-Opt-in per E-Mail und eine automatische Löschfrist sind eingebaut.

Bewerbungen sichtest du in einer Liste mit Filtern, Bewertung und Notizen. Nimmst du jemanden an, legt Evnty die Person als Mitarbeitende an, übernimmt ihre Verfügbarkeit, teilt sie auf Wunsch gleich in Schichten ein und lädt sie ins Portal ein.

Sensible Angaben wie Adresse, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN liegen verschlüsselt und sind nur mit einer eigenen Berechtigung lesbar. Jeder Zugriff wird protokolliert. Ausgeschiedene Mitarbeitende archivierst du, statt sie zu löschen.