Funktionen
Eventmanagement vom Line-up bis zur letzten Rechnung
Evnty verbindet, was sonst in fünf Tabellen liegt: Booking und Timetable, Budget, Schichtplan, Zeiterfassung und Rechnungen. Jede Zahl, die an einer Stelle entsteht, steht an der nächsten schon bereit.
Die Module
Künstlerbooking und Line-up
Künstlerbooking
Vorschläge und Abstimmung im Team, Booking-Board von der Option bis zum Vertrag, Timetable pro Bühne.
Eventbudget und Controlling
Eventbudget
Kategorien, Plan-Ist-Vergleich, Prognose und Break-even pro Event, mit Warnungen und PDF-Bericht.
Schichtplanung für die Crew
Schichtplanung
Schichten je Position, Vorschläge nach Qualifikation und Verfügbarkeit, Warnungen bei Ruhezeiten und Minijob-Grenze.
Zeiterfassung
Zeiterfassung
Stempeln per Portal oder Kiosk, auch offline, mit Prüfung nach ArbZG und MiLoG, Monatsabschluss und Zoll-Export.
Rechnungen und SevDesk
Rechnungen und SevDesk
Belege aus SevDesk, Upload oder von Hand, mit Zuordnungsvorschlägen und Belegerkennung.
01Alles hängt zusammen
Eine bestätigte Gage wird zur Budgetzeile. Eine geplante Schicht wird zu geplanten Personalkosten, eine genehmigte Stunde zu Ist-Kosten. Eine Rechnung aus SevDesk landet bei der Zeile, zu der sie gehört. So zeigt das Budget den echten Stand, ohne dass jemand Zahlen von einer Liste in die nächste kopiert.
02Fixkosten und Verträge
Miete, Versicherungen, Software und Leasing laufen neben den Events weiter. Im Vertragsregister erfasst du Laufzeit, Kündigungsfrist und automatische Verlängerung. Evnty berechnet die Fristen und erinnert 60, 30, 14 und 7 Tage vorher.
Das Fixkosten-Dashboard vergleicht pro Monat, was laut Verträgen fällig ist, mit den Belegen, die tatsächlich eingegangen sind, und meldet fehlende Zahlungen und Preiserhöhungen.
03Auswertungen pro Event, Person und Organisation
Jedes Event zeigt Budgetstand, Personalkosten und Stunden gegen den Plan, Besetzung, No-Shows, Überstunden, die Bewerbungen und die Künstlerkosten. Für jede Person siehst du Stunden pro Monat, Einsätze, Verdienst, Pünktlichkeit und die Auslastung von Minijob- und 70-Tage-Grenze.
Die Startseite der Organisation zeigt die nächsten Events, offene Freigaben, überfällige Budgetzeilen, die Fixkosten des Monats und anstehende Vertragsfristen. Jede Rolle sieht dabei nur, was sie auch sonst lesen darf.
04Rollen, Sicherheit und Daten in der EU
Owner, Finanzen, Booking und HR sehen jeweils, was sie brauchen, und einzelne Events lassen sich auf bestimmte Personen beschränken. Die Anmeldung läuft per Passkey, Passwort oder Link, Zwei-Faktor-Anmeldung lässt sich für das ganze Team verlangen. Datenbank und Dateien liegen bei Cloudflare in der EU-Jurisdiktion.
05KI-Assistenten anbinden
Ab dem Team-Tarif verbindest du Claude, ChatGPT und andere Assistenten, die das Model Context Protocol (MCP) sprechen, mit deiner Organisation. Sie lesen Events, Timetables, Künstler, Locations und Budgetübersichten, nur lesend und erst nach deiner Freigabe. Mehr dazu unter KI-Verbindungen.
06Deutsch und Englisch
Evnty gibt es auf Deutsch und Englisch, umstellbar pro Person. Das passt zu gemischten Crews und internationalen Acts.
Fragen zu den Funktionen
Dein nächstes Event steht schon im Kalender?
Leg es in Evnty an: Line-up, Budget und die erste Schicht. Den Rest ergänzt das Team, wenn es so weit ist.