Software für Veranstalter: jede Show mit Deal, Budget und Break-even

Jede Show ist ein Event mit eigenen Budgetzeilen: Künstler, Location, Ticketing, Produktion, Personal, Marketing, Reise und die übrigen eingebauten Kategorien, dazu deine eigenen. Jede Zeile hat einen Planbetrag, gebundene und tatsächliche Kosten, ein Fälligkeitsdatum und eine zuständige Person. Ob du netto oder brutto budgetierst, legst du einmal für die Organisation fest.

Am Booking hängt der Deal: Festgage, Garantie oder Door-Split. Sobald es bestätigt ist, legt Evnty die Zeilen für Gage, Reise und Hotel an, dazu Künstlersozialabgabe (KSK) und Steuerabzug nach § 50a für ausländische Acts, wenn sie am Booking hinterlegt sind. Fällt die Show aus, gibt Evnty die gebundenen Beträge frei.

Ob und in welcher Höhe KSK und § 50a anfallen, hängt vom Einzelfall ab. Evnty rechnet mit deinen Einstellungen, ersetzt aber keine Steuerberatung.

Über der Budgettabelle stehen die Kennzahlen der Show: geplante und tatsächliche Kosten, Prognose, Einnahmen, das erwartete Ergebnis und der Break-even, also wie viel der erwarteten Kosten deine Einnahmen schon decken. Jede Zeile und Kategorie hat eine Ampel, standardmäßig mit Warnungen bei 90 % und 100 % des Plans.

Vor dem Vorverkaufsstart frierst du den freigegebenen Plan als Baseline ein. Danach siehst du, wo und warum die Show teurer wurde. Mehr unter Eventbudget.

Rechnungen kommen per Upload, von Hand oder aus SevDesk. Du verknüpfst jede Show mit einem SevDesk-Tag oder einer Kostenstelle, und Belege damit landen bei der Show. Evnty schlägt die passende Budgetzeile nach Lieferant, Betrag und Fälligkeit vor, du bestätigst. Eine Produktionsrechnung lässt sich auf mehrere Shows aufteilen.

Budgetzeilen, die fällig sind und noch keine Rechnung haben, werden markiert, mit einer täglichen Zusammenfassung an die zuständige Person. Mehr unter Rechnungen.

Vorschläge, Abstimmung und Booking-Board funktionieren für einen einzelnen Headliner genauso wie für ein ganzes Billing. Der Timetable plant jede Bühne mit Soundchecks und Umbaupausen und geht als PDF-Running-Order raus. Mehr unter Künstlerbooking.

Ob eigene Crew oder Freelancer: Schichten planst du pro Position, und Evnty wendet die Prüfungen an, die zur jeweiligen Beschäftigungsart passen. Freie sind zum Beispiel von der Mindestlohnprüfung ausgenommen. Mehr unter Schichtplanung.

Die Tarife unterscheiden sich danach, wie viele Events gleichzeitig aktiv sind. Eingeschränkte Events sehen nur die Personen, die du hinzufügst, so bleibt eine Show in Verhandlung bei den Leuten, die daran arbeiten. Mit den KI-Verbindungen ab dem Team-Tarif liest ein Assistent wie Claude die Budgetübersicht einer Show für dich, nur lesend.