Festival-Software: Line-up, Crew und Budget an einem Ort

Der Timetable zeigt jede Bühne als eigene Spalte, mit Auftritten, Soundchecks, Umbaupausen und Pausen. Evnty lehnt zwei Acts gleichzeitig auf einer Bühne ab, einen Act auf zwei Bühnen zugleich und Umbaupausen unter deinem Minimum. Nächte über Mitternacht bleiben ein Showtag, weil du festlegst, wann dein Festivaltag beginnt.

Steht die Running Order, veröffentlichst du sie und exportierst sie als PDF für Produktion und Crew, als CSV oder als iCal-Datei. Mehr dazu unter Künstlerbooking.

Das Booking-Team schlägt Acts mit Pitch und geschätzter Gage vor und stimmt ab. Das Board führt jede Anfrage über Option, Angebot und Verhandlung bis zum Vertrag. Optionen bekommen ein Ablaufdatum, und Evnty erinnert die Zuständigen, bevor eine verfällt.

Internationale Acts bringen in Deutschland zusätzliche Kosten mit. Hinterlegst du Künstlersozialabgabe (KSK) und Steuerabzug nach § 50a am Booking, legt Evnty sie als eigene Budgetzeilen neben Gage, Reise und Hotel an. Ob sie anfallen, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Bar, Security, Einlass, Garderobe, Awareness, Bühnencrew: Jede Schicht gehört zu einer Position mit Ort, Zeiten, geplanter Pause und der Zahl der Leute, die du brauchst. Beim Besetzen sortiert Evnty nach Qualifikation, Verfügbarkeit und den Stunden, die in diesem Monat schon geplant sind. Nachweise wie Erste Hilfe haben ein Ablaufdatum, und Evnty markiert Einsätze, bei denen einer vor Schichtende abläuft.

Für die Saison veröffentlichst du Bewerbungsformulare mit eigenen Fragen, Positionen und wählbaren Tagen. Angenommene Bewerbungen werden zu Mitarbeitenden mit ihrer Verfügbarkeit und bekommen eine Einladung ins Mitarbeiterportal, wo sie ihre Schichten annehmen oder ablehnen.

Festivaltage sind lang, und viele in der Crew arbeiten als Minijobber oder kurzfristig Beschäftigte. Evnty prüft jeden Einsatz auf Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit und Pausen, rechnet die Minijob-Grenze hoch und zählt die Tage gegen die 70-Tage-Grenze für kurzfristige Beschäftigung. Für Minderjährige sperrt Evnty Schichten, die gegen das Jugendarbeitsschutzgesetz verstoßen. Die Prüfungen folgen deutschem Recht, wie unter Schichtplanung beschrieben.

Auf Festivalgeländen ist das Netz selten stabil. Am Einlass oder Backstage stellst du ein Kiosk-Tablet auf, an dem die Crew mit PIN oder QR-Badge einstempelt. Die Stempel werden auf dem Gerät gespeichert und gesendet, sobald die Verbindung zurück ist, und jeder Stempel zählt genau einmal. Alternativ stempelt die Crew im Mitarbeiterportal auf dem eigenen Handy.

Nach dem Festival gibst du die Stunden frei, schließt den Monat ab und exportierst die Aufzeichnungen für die Lohnabrechnung und für eine Zollprüfung (FKS). Mehr unter Zeiterfassung.

Die eingebauten Kategorien decken Künstler, Produktion, Security, Genehmigungen, Versicherung und mehr auf der Kostenseite ab, Tickets, Bar, Sponsoring und Merch auf der Einnahmenseite. Bestätigte Gagen, freigegebene Stunden und zugeordnete Rechnungen füllen die Ist-Kosten, ohne dass jemand sie abtippt.

Vor dem Einlass frierst du den freigegebenen Plan als Baseline ein. Nach dem Festival vergleichst du das Ergebnis damit und exportierst einen PDF-Budgetbericht für Partner, Sponsoren oder Förderer.

Für die nächste Ausgabe duplizierst du das Festival: Bühnen, Budgetstruktur und Schichtgerüst kommen mit, Bookings und Rechnungen nicht. Die Künstlerdatenbank behält die Historie jedes Acts mit den tatsächlich gezahlten Gagen.