Rechnungen zuordnen: jeder Beleg landet beim richtigen Event

Im Controlling landen alle Belege, die noch keinem Event zugeordnet sind: aus SevDesk, als Upload oder von Hand erfasst. Filter zeigen, was offen, teilweise oder ganz zugeordnet ist. Zu jedem Beleg siehst du die Originaldatei, den Stand der Erkennung und die Zuordnungen.

Rechnungen als PDF oder Foto (PNG, JPEG oder WebP, bis 25 MB) lädst du direkt hoch. Ab dem Team-Tarif liest die Belegerkennung Lieferant, Rechnungsnummer, Daten, Netto, Steuer, Brutto und Währung aus und legt einen Entwurf an. Du prüfst und bestätigst ihn. Ein Entwurf lässt sich keiner Budgetzeile zuordnen.

Im Starter-Tarif gibt es die Belegerkennung als Erweiterung. Ohne sie legt der Upload einen leeren Entwurf an, den du selbst ausfüllst.

Mit einem API-Token aus SevDesk verbindest du dein Konto. Evnty prüft den Token vor dem Speichern und legt ihn verschlüsselt ab. Danach holt Evnty die Ausgabenbelege automatisch: im Starter alle vier Stunden, im Team-Tarif stündlich, im Pro alle 30 und im Business alle 15 Minuten. „Jetzt synchronisieren“ startet einen Abgleich sofort, die Historie zeigt jeden Lauf.

Unveränderte Belege überspringt der Abgleich. Ändert sich ein Beleg in SevDesk, aktualisiert Evnty ihn. Würde der neue Betrag unter das schon Zugeordnete fallen, markiert Evnty den Beleg zur Prüfung, statt still etwas zu verschieben.

Beträge, Daten und Lieferant gehören der Buchhaltung: Bei Belegen aus SevDesk bearbeitest du in Evnty nur Event und Notizen. Ein Link öffnet den Beleg in SevDesk.

Jedes Event verknüpfst du mit einem oder mehreren SevDesk-Tags oder Kostenstellen. Belege mit diesem Tag oder dieser Kostenstelle ordnet Evnty dem Event zu, ein Tag hat dabei Vorrang vor einer Kostenstelle. Den Lieferanten erkennt Evnty am Kontaktnamen.

Für jeden Beleg sucht Evnty die passende Budgetzeile im Eventbudget. Das Event muss stimmen, dazu kommt mindestens ein weiterer Grund: derselbe Lieferant, ein ähnlicher Betrag oder eine nahe Fälligkeit. Die drei besten Vorschläge stehen mit ihren Gründen am Beleg. Ein Klick ordnet den offenen Betrag der Zeile zu, ein anderer blendet den Vorschlag aus.

Eine Rechnung kann sich auf mehrere Zeilen und Events verteilen, etwa die Technikrechnung für ein Wochenende mit zwei Events. Evnty lässt dabei nicht mehr zuordnen, als der Beleg hergibt.

Budgetzeilen, deren Fälligkeit vorbei ist und denen noch kein Beleg zugeordnet ist, meldet Evnty als überfällig, mit täglicher Übersicht an die verantwortliche Person.

Wiederkehrende Belege wie Miete, Versicherung oder Software erkennt Evnty und schlägt sie als Vertrag für die Fixkosten vor. Das Vertragsregister berechnet dann Kündigungsfristen und meldet fehlende Zahlungen und Preiserhöhungen.