Eventbudget planen: so hält dein Budget bis zum Showtag

Eine Budgetzeile mit nur einem Betrag sagt wenig. Hilfreich sind drei: der Planbetrag, den du budgetiert hast, der gebundene Betrag, den du per Vertrag oder angenommenem Angebot zugesagt hast, und der Ist-Betrag auf der Rechnung. Ein Headliner, budgetiert mit 20.000 € und bestätigt für 24.000 €, ist ein Problem an dem Tag, an dem der Vertrag unterschrieben wird, nicht erst, wenn die Rechnung kommt.

Gib jeder Zeile eine Fälligkeit und eine verantwortliche Person. Dann siehst du, welche Kosten anstehen und wer sie im Blick hat.

Feste Kategorien machen die nächste Ausgabe leichter planbar, weil du Gleiches mit Gleichem vergleichst. Ein üblicher Aufbau:

• 01Künstler: Gagen, Reise, Hotel, Catering und die Abgaben und Steuern auf Gagen
• 02Location und Produktion: Miete, Bühne, Ton, Licht, Strom, Rigging, Sanitär
• 03Personal und Security: Löhne der Crew, Sicherheitsdienst, Sanitätsdienst, Awareness-Team
• 04Marketing und Ticketing: Werbung, Gestaltung, Druck, Ticketgebühren
• 05Genehmigungen, Lizenzen und Versicherung: Veranstaltungsgenehmigungen, Musiknutzung, Haftpflicht- und Ausfallversicherung
• 06Einnahmen: Tickets, Bar und Essen, Sponsoring, Merch, Förderungen

Weh tun die Zeilen, die niemand budgetiert hat. Prüf diese, bevor du den Plan freigibst:

• 01Abgaben und Steuern auf Gagen. Veranstalter zahlen die Künstlersozialabgabe auf Gagen für selbständige Künstlerinnen und Künstler: 4,9 % im Jahr 2026 und 5,0 % im Jahr 2027. Auf Gagen für Acts ohne Wohnsitz in Deutschland fällt in der Regel der Steuerabzug nach § 50a EStG an.
• 02Musiknutzung über die GEMA, abhängig von Raumgröße und Eintrittspreis
• 03Ticket- und Zahlungsgebühren, die oft vor der Auszahlung von den Ticketeinnahmen abgehen
• 04Strom, Wasser und Müll bei Open-Air-Flächen
• 05Hospitality: Catering laut Rider, Crew-Verpflegung, Getränke fürs Personal
• 06Selbstbehalte von Versicherungen und Kautionen für Location und Technik

Wer jede Schätzung um ein paar Prozent aufrundet, sieht nicht mehr, wohin das Geld geht. Eine eigene Reserve-Zeile hält die Schätzungen ehrlich und zeigt, wie viel Spielraum bleibt. Viele Veranstalter planen 5 bis 10 % der Kosten ein; erste Ausgaben und Open-Airs mit Wetterrisiko brauchen eher mehr.

Gib den Puffer bewusst frei, Zeile für Zeile, und notiere den Grund. Nach dem Event weißt du dann, welche Schätzungen zu niedrig waren.

Die Ticketeinnahmen sind die unsicherste Zahl im Budget. Plane sie in mindestens zwei Szenarien, etwa vorsichtig mit 60 % Auslastung und als Ziel, und rechne mit dem Nettopreis nach Umsatzsteuer und Ticketgebühren.

Die Bareinnahmen hängen von der Besucherzahl ab und davon, wie lange die Leute bleiben. Sponsoring und Förderungen zählen erst, wenn sie unterschrieben oder bewilligt sind. Leg einmal fest, ob du netto oder brutto budgetierst, und bleib dabei. Dann passen Plan, Rechnungen und Ist zusammen.

Der Break-even ist der Punkt, an dem die Einnahmen die Kosten decken. Bei Events, die von Tickets leben, rechnest du ihn am einfachsten in Gästen: Fixkosten geteilt durch den Netto-Deckungsbeitrag pro Gast. Das ist der Netto-Ticketpreis plus der durchschnittliche Netto-Umsatz an Bar und Merch pro Gast, abzüglich der variablen Kosten pro Gast.

Beispiel: 120.000 € Fixkosten, 38 € netto pro Ticket und 12 € Netto-Barumsatz pro Gast, abzüglich 4 € variabler Kosten pro Gast, ergeben 46 € pro Gast. Der Break-even liegt bei rund 2.609 Gästen.

Liegt diese Zahl nahe an deiner Kapazität, trägt das Event viel Risiko. Dann senk die Fixkosten oder überdenk den Preis, bevor der Vorverkauf startet.

Sobald das Budget freigegeben ist, friere es als Baseline ein. Während der Planung vergleichst du den aktuellen Stand damit, nach dem Event siehst du, wo sich Kosten verschoben haben und warum. Diese Nachkalkulation ist der beste Startpunkt für das Budget der nächsten Ausgabe.

Fass das Ergebnis in einem kurzen Bericht zusammen: Plan gegen Ergebnis je Kategorie, die größten Abweichungen und was du ändern würdest. Genau danach fragen Partner, Gesellschafter und Förderer.

1. Künstlersozialabgabe-Verordnung 2026, § 1 (Abgabesatz 4,9 %)
2. Künstlersozialkasse: Künstlersozialabgabe im Jahr 2027 beträgt 5,0 Prozent
3. Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG), § 24: abgabepflichtige Unternehmer
4. Einkommensteuergesetz (EStG), § 50a: Steuerabzug bei beschränkt Steuerpflichtigen

Dieser Ratgeber gibt einen Überblick aus der Praxis und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.