Software für Eventagenturen: viele Kundenevents, ein Überblick

Jedes Event hat sein eigenes Budget, Line-up, Schichtplan und eigene Belege. Du legst pro Event fest, wer es sehen und bearbeiten darf, und eingeschränkte Events tauchen in den Listen anderer gar nicht erst auf. Rollen wie Finanzen, Booking und Personal geben jeder Person den Zugriff, den ihre Aufgabe braucht, und die Rolle mit Lesezugriff liest, ohne etwas zu ändern.

Agenturbudgets werden freigegeben und bewegen sich dann. In Evnty frierst du den freigegebenen Stand als Baseline ein und vergleichst später den aktuellen Plan damit, Zeile für Zeile. Geplante, gebundene und tatsächliche Kosten, die Prognose und die Ampel pro Kategorie zeigen früh, wo ein Event aus dem Rahmen läuft.

Ob du netto oder brutto budgetierst, legst du einmal für die Organisation fest. Der PDF-Budgetbericht gibt dem Kunden oder deiner Geschäftsführung den aktuellen Stand, die CSV geht in deine eigene Auswertung. Mehr unter Eventbudget.

Viele Agenturen buchen ohnehin nach Kostenstelle. Du verknüpfst jedes Event mit einer oder mehreren SevDesk-Kostenstellen oder Tags, und Ausgabenbelege damit landen beim Event. Evnty schlägt die passende Budgetzeile nach Lieferant, Betrag und Fälligkeit vor. Eine Technikrechnung für zwei Events teilst du auf beide auf, nie über den Rechnungsbetrag hinaus.

Fällige Zeilen ohne Rechnung werden markiert, mit einer täglichen Zusammenfassung an die zuständige Person. Mehr unter Rechnungen.

Agentur-Crews sind gemischt: Freelancer, Werkstudierende, Minijobber und Festangestellte. Evnty plant Schichten pro Position und wendet die Prüfungen an, die zur jeweiligen Beschäftigungsart passen. Freie sind von der Mindestlohnprüfung ausgenommen, für Angestellte prüft Evnty Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit und die Minijob-Grenze. Veröffentlichte Schichten landen im Mitarbeiterportal, wo die Leute annehmen oder ablehnen. Mehr unter Schichtplanung.

Die Jahrestagung, die Roadshow, das Sommerfest jedes Jahr: Du duplizierst die letzte Ausgabe oder speicherst sie als Event-Serie. Bühnen, Budgetstruktur und Schichtgerüst kommen mit, Bookings und Rechnungen nicht. Acts und Speaker bleiben mit ihrer Historie in der Künstlerdatenbank.

Büromiete, Versicherung und Software laufen zwischen den Projekten weiter. Das Vertragsregister hält Laufzeit, Kündigungsfrist und automatische Verlängerung fest und erinnert vor jeder Frist. Das Fixkosten-Dashboard vergleicht Monat für Monat, was fällig ist, mit den Belegen, die angekommen sind.

Evnty verwaltet die Kosten und die Produktion eines Events. Angebote und Rechnungen an deine Kunden bleiben in deiner Buchhaltungssoftware. Aus SevDesk liest Evnty Belege und schreibt nichts zurück.