Künstlerbooking, Line-up und Timetable in einer App

Wer einen Act für ein Event vorschlägt, gibt einen kurzen Pitch und eine geschätzte Gage mit. Das Team stimmt mit +1 oder −1 ab und diskutiert in den Kommentaren. Die Liste sortiert nach Punkten oder nach Gage und zeigt dabei, was im Künstlerbudget des Events noch frei ist.

Wird ein Vorschlag angenommen, legt Evnty daraus ein Booking an. Namen, Gagen und Notizen tippt niemand in eine zweite Liste ab.

Jedes Booking ist eine Karte auf dem Board. Die Spalten folgen dem Ablauf, den Booker kennen: vorgeschlagen, angefragt, Angebot, in Verhandlung, bestätigt, Vertrag, abgesagt und storniert. Eine Karte wechselt den Status per Drag-and-drop oder über ein Auswahlfeld, das auch mit der Tastatur funktioniert.

Am Booking hängen Gage und Gagenmodell (Festgage, Garantie oder Door-Split), Reise, Hotel, Dateien und Notizen. Optionen und Angebote bekommen ein Ablaufdatum. Evnty erinnert die Zuständigen rechtzeitig per E-Mail und in der App, damit keine Option still verfällt.

Sobald ein Booking bestätigt oder unter Vertrag ist, legt Evnty die Budgetzeilen an: Gage, Reise und Hotel, dazu Zeilen für die Künstlersozialabgabe (KSK) und den Steuerabzug nach § 50a EStG, wenn sie am Booking eingestellt sind. Du kannst jede Zeile anpassen. Deine Änderungen bleiben erhalten, wenn das Booking weiterwandert.

Wird ein Booking storniert, gibt Evnty die gebundenen Beträge im Budget wieder frei. So zeigt das Eventbudget jederzeit, was das Line-up wirklich kostet, und nicht den Stand der letzten Tabelle.

Ob und in welcher Höhe KSK und § 50a anfallen, hängt vom Einzelfall ab. Evnty rechnet mit deinen Einstellungen, ersetzt aber keine Steuerberatung.

Der Timetable zeigt jede Bühne als eigene Spalte. Slots legst du per Ziehen an, verschiebst sie und änderst ihre Länge. Neben Auftritten gibt es Soundcheck, Umbau und Pause. Nächte über Mitternacht bleiben ein Veranstaltungstag, weil du festlegst, wann dein Tag beginnt.

Evnty prüft jede Änderung, bevor sie gespeichert wird. Abgelehnt werden:

• 01zwei Acts auf derselben Bühne zur selben Zeit
• 02ein Act auf zwei Bühnen gleichzeitig
• 03eine Umbaupause, die kürzer ist als für das Event eingestellt
• 04ein Slot außerhalb der Eventtage

Fertig ist der Timetable, wenn du ihn veröffentlichst. Was du danach änderst, bleibt Entwurf, bis du erneut veröffentlichst. Den Stand exportierst du als PDF-Running-Order für Crew und Technik, als CSV für die eigene Auswertung oder als iCal-Datei für jeden Kalender.

Jeder Act hat ein Profil mit Genres, Gagenrahmen, Links, Fotos, Kontakten zu Agentur oder Management sowie Rider und Pressematerial. Die Booking-Historie zeigt, wann der Act bei euch gespielt hat und welche Gagen tatsächlich gezahlt wurden. Die Zahlen kommen aus den Budgetzeilen, nicht aus dem Gedächtnis.

Mehrere Leute können gleichzeitig am Line-up arbeiten. Evnty zeigt, wer gerade im Event ist, und aktualisiert Board und Timetable live. Wer welches Event sehen und bearbeiten darf, legst du pro Event fest. Eingeschränkte Events tauchen für alle anderen nicht einmal in Listen auf.

Für die nächste Ausgabe duplizierst du ein Event: Bühnen, Budgetstruktur und Schichtgerüst kommen mit, Bookings und Rechnungen nicht. Wer einen KI-Assistenten nutzt, kann Line-up und Timetable über die KI-Verbindungen abfragen, nur lesend.