Timetable erstellen: eine Running Order, die die Nacht übersteht

Bevor du den ersten Act setzt, schreib auf, was sich nicht verschieben lässt: wann der Einlass beginnt, wann die Musik aus sein muss, welchen Slot der Headliner zugesagt hat und was jede Bühne technisch kann. Die Curfew kommt oft aus der Genehmigung oder aus Absprachen mit der Nachbarschaft, und wer sie überzieht, riskiert Geld oder die nächste Genehmigung.

Dann füllst du den Timetable vom Headliner aus. Support-Acts bekommen die Slots, die auf ihn hinführen, Opener die Zeit, in der sich das Gelände füllt.

Setlängen richten sich nach der Zugkraft des Acts und nach dem Vertrag. Auf Festivals üblich sind etwa 30 bis 45 Minuten für Opener, 45 bis 60 für Support-Acts und 75 bis 120 für Headliner. DJ-Sets im Club laufen oft 90 Minuten bis mehrere Stunden. Trag die vereinbarte Länge ins Booking ein, damit der Timetable sie nicht still kürzt.

Denk auch an das Publikum. Eine lange Lücke zwischen zwei starken Acts auf der Hauptbühne kann eine kleinere Bühne überbrücken, damit die Leute wechseln statt zu gehen.

Die Umbaupause ist die Zeit zwischen dem Abgang eines Acts und dem Start des nächsten. Sie hängt von Bühne, Crew und dem Umfang des Wechsels ab: Ein DJ-Wechsel dauert Minuten, eine Band mit eigenem Schlagzeug und eigenem Monitoring braucht schnell 30 Minuten oder mehr. Leg pro Bühne eine Mindest-Umbaupause fest und verlängere sie, wo ein Act mehr braucht.

Rollpodeste und geteiltes Backline verkürzen den Umbau. Kläre das im Advancing, nicht am Showtag.

Ein Timetable, der nur Sets enthält, gerät am Showtag ins Rutschen. Plane diese als eigene Slots:

• 01Soundchecks vor dem Einlass, oft in umgekehrter Reihenfolge, damit der erste Act aufgebaut bleibt
• 02Linechecks im Umbau für Acts ohne vollen Soundcheck
• 03Pausen für die Bühnencrew an langen Tagen
• 04Ansagen, Preisverleihungen oder Sponsorenmomente
• 05Einen Puffer vor der Curfew, damit eine Verzögerung den letzten Act nicht über die Grenze schiebt

Eine Clubnacht von 23 bis 6 Uhr gehört zu einem Showtag, auch wenn um Mitternacht das Datum wechselt. Timetables, die sie auf zwei Tage verteilen, verwirren Crew, Acts und Gäste. Leg fest, wann dein Showtag beginnt, zum Beispiel um 8 Uhr, und zähl alles davor zum Vortag.

Späte Nächte betreffen auch das Personal: Nach dem Arbeitszeitgesetz gilt die Zeit von 23 bis 6 Uhr als Nachtzeit (§ 2 ArbZG). Welche Regeln für Schichten der Crew gelten, steht im Ratgeber zur Crew- und Helferplanung.

Bevor der Timetable rausgeht, prüf vier Dinge: keine zwei Acts gleichzeitig auf derselben Bühne, kein Act auf zwei Bühnen zugleich, jede Umbaupause mindestens so lang wie das Minimum der Bühne und jeder Slot innerhalb der Eventtage und vor der Curfew. In einer Tabelle passieren diese Fehler schnell, vor Ort werden sie teuer.

Crew, Produktion, Acts und Gäste brauchen denselben Timetable in verschiedenen Formaten: einen Ablaufplan für das Stage-Management, eine Kalenderdatei für Acts und Crew, eine öffentliche Fassung für Website oder App. Veröffentliche eine finale Version mit Datum und schick Änderungen als neue Version, damit niemand nach einem alten Screenshot arbeitet.

1. Arbeitszeitgesetz (ArbZG), § 2: Nachtzeit von 23 bis 6 Uhr

Dieser Ratgeber gibt einen Überblick aus der Praxis und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.